В 2020 году стало нормой удаленное рабочее место, когда офисный сотрудник постоянно работает из дома. Такому сотруднику надо организовать полноценное рабочее место, с привычным для него набором рабочих инструментов. Как это сделать?
Требования к удаленному рабочему месту
Как «удалить» рабочее место сотрудника, чтобы он продолжал эффективно трудиться, и при этом результаты его работы можно было в любой момент проконтролировать? Что необходимо организовать у него дома?
✔ Компьютер/ноутбук. Понятно, что это главное условие. Тут есть варианты: либо перенести рабочий ПК из офиса, либо купить новый, либо использовать домашний компьютер (ноутбук) сотрудника.
Последний вариант самый рискованный, и применяется только в крайних случаях. Когда члены семьи дома (а в условиях самоизоляции они всегда дома), то компьютер обычно нужен всем, и нормально работать человеку точно не дадут.
✔ Настольный телефон. С внутренним офисным номером, так, чтобы он получал звонки с внешних городских номеров и с внутренних номеров вашей АТС от других сотрудников. Словом, чтобы он работал так, как в офисе.
✔ Доступ к электронной почте. При переносе офисного компьютера домой перенастройка почты не требуется и работает в штатном режиме. Если используется другой компьютер, то надо будет настроить электронную почту.
✔ Доступ к сетевому диску компании. Да, общая папка с рабочими документами должна быть доступна во время работы из дома. Такую работу можно и нужно сделать безопасной, для этого используется подключение по VPN.
✔ Доступ к рабочим программам. Имеются в виду программы бухгалтерии, отдела продаж, отдела логистики и т.д. 1С, CRM-систему и любую другую программу работающую на сервере, можно перевести в режим удаленной работы — и с тем же удобством работать с ней из дома.
Обратите внимание! Не рекомендуется это делать с банковскими программами, где осуществляются платежи. Такие программы должны быть установлены локально, и о безопасности такого компьютера мы еще поговорим отдельно.
✔ Доступ к программам, работающим через браузер. Все чаще встречаются программы, которые не надо устанавливать на ПК. Просто заходите на сайт, вводите имя пользователя и пароль и работаете. Такие программы предназначены именно для удаленной работы и не требуют перенастройки.
Всё, вот мы и получили полноценное рабочее место, как в офисе.
Удаленные совещания
Для полноценной офисной работы, как показывает практика, необходима возможность группового виртуального общения. В «домашнем» режиме не получится сбегать в соседний отдел, чтобы обсудить вопрос — а руководитель не может быстро собрать всех в «переговорке» и провести планерку.
Что делать? Какие есть варианты?
▶ Групповая видеоконференция. Это самый эффективный способ. Хорошим правилом будет утреннее и вечернее общение: в любом виде, от «просто поздороваться» с коллегами до обсуждения рабочих вопросов.
Как работает: все сотрудники в нужное время выходят на связь, всех разом слышно и видно, своеобразная онлайн-переговорная.
Что нужно для реализации: каждому из сотрудников нужна веб-камера и наушники (в ноутбуке уже все это есть).
Программные средства: Zoom, Битрикс24 и т.д.
▶ Голосовой чат внутри отдела. Без видео, только голос. Для многих задач этого бывает вполне достаточно. Можно легко обсудить с коллегами рабочие вопросы в группе до 15 человек, как если бы все находились в одном кабинете.
Как работает: как рация. Нажимаете кнопку, говорите, все остальные участники вас слышат. Другая аналогия — селекторная связь, которую использовали еще во времена СССР на крупных заводах. С точки зрения управления, очень эффективная технология.
Что нужно для реализации: микрофон и колонки (напомню, в ноутбуках они встроенные).
Программные средства: Discord. Программа изначально разрабатывалась и использовалась для общения геймеров, а сейчас пригодилась для офисных «селекторных совещаний».
▶ Общий текстовый чат отдела. Это не «болталка», а полноценный рабочий инструмент. Большинству контрагентов удобно принять, посмотреть и переправить документы в телефоне. Там же можно, например, показать проблему исполнителю или принять работу у подрядчика. Факс уже не нужен!
Как работает: просто создаем «офисную» группу в каком-либо из мессенджеров или других программ.
Что нужно для реализации: смартфоны. Но для удобства лучше установить программу на компьютер: так легче пересылать документы, отправлять скриншоты экрана и т.д.
Программные средства: WhatsApp, Viber, Telegramm, Битрикс24.